Integration

facilityboss - das Gebäude als Dienstleister.

Dabei zentralisiert facilityboss die Personenstammdaten der Nutzer für sämtliche Applikationen (Zutritt, Zeiterfassung, Schlüsselverwaltung, Telefon, WLAN, Kopierer, Smart.Cards, etc.).

Vorteil ist ein einheitlicher Datenbestand und die einfache Verwaltung von Personaländerungen und deren Berechtigungen. Das vermindert ‘Karteileichen’, erhöht die Sicherheit und löst gleichzeitig den administrativen Aufwand.

Anhand von Beispiel-Szenarien werden die Integrationsmöglichkeiten für die Raumreservierung verständlich:

Anwendungsbeispiel - Sportanlage Oberhausen.

Die Räume der Sportanlage Oberhausen werden von unterschiedlichen Schulen und Vereinen genutzt. Dabei loggen sich die Organisatoren einfach in das Raumreservierungssystem von facilityboss ein und belegen komfortabel über einen Kalender Räumlichkeiten für die geplanten Aktionen in der Woche.

Die facilityboss-Raumverwaltung ist in diesem Beispiel auch mit dem bereits vorhandenen Türschließsystem (mit RFID-Schlüssel) der Schule bzw. Sportanlage integriert. Die Software regelt über Berechtigungen den Zugang zu den Räumen der Sportanlage.

Berechtigungen können auf die Minute, je nach Bedarf automatisch pro Raum vergeben werden. Es kommen nur die Parteien in das Gebäude und in die Räume, die eine entsprechende Reservierung im Kalender vorgenommen haben, oder mit sonstigen Berechtigungen ausgestattet sind.

Es besteht auch die Möglichkeit jeden Raum individuell über einen Raumverantwortlichen zu steuern, der jede Buchung als Kontrollinstanz zuerst genehmigt, bevor eine Raumbelegung im Kalender übernommen wird. In unserem Beispiel optimiert die Gemeinde Oberhausen Ihre Prozesse, indem immer wiederkehrende Verwaltungsroutinen automatisiert werden - das spart Zeit sowie Kosten und erhöht die Sicherheit.

Mit facilityboss hat der Facilitymanager und der Hausmeister alles unter Kontrolle. Die Zugangskontrolle wird 24 Stunden, 7 Tage die Woche automatisch organisiert. Es bleibt mehr Zeit für Service, Wartung, Sicherheit und Aufsicht. Informationen stehen immer zur Verfügung: Wer nutzt wann welche Räume? Wie ist die Auslastung der Räume? Welche zusätzlichen Dienste werden wie häufig mitgebucht? Wie sind die Instandhaltungsintervalle (Soll/Ist)? Kostensätze und Kostenstellen werden bei Bedarf im System hinterlegt, um nutzerorientierte Auswertungen zu erstellen und um interne Leistungsverrechnungen elektronisch an die Kostenrechnung zu übergeben.

Da die facilityboss-Raumverwaltung im Kern Integrations-Software ist, lässt sie sich individuell von Fall zu Fall nach eigenen Bedürfnissen und Anfragen auch weiter ausbauen. Bereits vorhandene Software-Applikationen und Geräte im Betrieb lassen sich miteinander "verbinden" und mit Logik hinterlegen, um Ihre Prozesse mit Mehrwert zu automatisieren.

Schöpfen Sie die Potentiale - wir zeigen Ihnen gerne eine Demo.

Anwendungsbeispiel - Anwaltskanzlei.

Die Firma Anderson & Anderson nutzt die Raumverwaltung von facilityboss, um ihre Besprechungsräume zu organisieren. Bei Bedarf werden mit der Raumreservierung über wenige Klicks auch die Aufträge für Catering, Technik und Bestuhlungsoptionen vergeben.

Bei einer Stornobuchung oder Änderung werden auch keine Emails getippt (bzw. vergessen) - alle relevanten Prozesse sind integriert und automatisiert.

Auf eleganten Touchscreen-Displays beim Eingang der Besprechungszimmer werden nützliche Informationen angezeigt. Über diese Tür-Displays lassen sich nicht nur bestehende Reservierungen komfortabel ändern oder löschen, sondern die Displays können ebenfalls dazu genutzt werden vor Ort neue Reservierungen anzulegen. Hierbei identifiziert sich der Benutzer am Display, z.B. mit seinem Mitarbeiterausweis (RFID) und kann dann mit entsprechender Berechtigung seine Buchungen ändern.

Ein weiterer Vorteil der facilityboss-Raumverwaltung ist die Steuerung der Gebäudetechnik über das EIB-Netz. So werden in den Besprechungsräumen von Anderson & Anderson Licht, Jalousien und Klima einfach über virtuelle Knöpfe einer facilityboss-Webseite gesteuert. Während Präsentationen kann so jeder direkt über seinen Laptop die Raumverhältnisse einfach und souverän regeln.

Der Zutritt zu den Besprechungsräumen kann minutengenau und automatisch geregelt werden, da das bestehende Türschließsystem (RFID) über facilityboss integriert ist. Hierbei erhalten die Personen automatisch Zutritt, die über die Raumreservierung von facilityboss eingeladen worden sind.

Zusätzlich wird bei der Firma Anderson & Anderson das Modul Doku-Safe von facilityboss eingesetzt, mit dem wichtige Akten durch RFID-Technik gesichert werden. Die daraus resultierenden Vorteile sind eine Inventur in Echtzeit für vertrauliche Dokumente und eine reduzierte Suchzeit. Falls gewünscht, meldet facilityboss Alarm, wenn vertrauliche Dokumente bestimmte Zonen verlassen. Die Sicherheit wird groß geschrieben und durch den Komfort der facilityboss-Raumbuchung nicht in die Mängel gezogen.

Schöpfen Sie die Potentiale - wir zeigen Ihnen gerne eine Demo.